Нэрийн хуудас гэж юу юм бэ? Европ даяар XIX зууны эхэн үеэс баян язгууртнууд нэрийн хуудсыг түгээмэл хэрэглэх болж, нэг ёсны ёслолын нарийн дэг журам болгож ирсэн бөгөөд нэрийн хуудсыг илгээгчийн нэр хаягаас илүүтэй тэр хүний соёл, хүмүүжлийг илэрхийлэх, түүнийг нь дүгнэх хэрэгсэл болон бидний амьдралд чухал байр суурь эзлэх болжээ.

Өнөөдөр аливаа ажил хэргийн уулзалт нэрийн хуудас солилцолгүйгээр өнгөрөх нь ховор. Нэрийн хуудсыг ажил хэргийн түншдээ өөрийгөө тодорхой танилцуулах журмаар хэрэглэдгийг бүгд мэднэ. Тэгвэл хуудас солилцох зарим бичигдээгүй хууль байдаг аж. Дүрэм ёсоор нэрийн хуудсыг хувь хүн өөрийн биеэр харилцагч хүндээ өгдөг. Ажил хэргийн уулзалтад очсон хэн боловч нэрийн хуудсаа заавал үлдээх ёстой.

• Нэрийн хуудас өгөх энгийн, заавал гүйцэтгэх дүрэм байдаг. Нэрийн хуудсыг өгөхдөө цаад хүн нь шууд унших байдлаар /өмнө нь ном дэлгэж байгаа юм шиг/ өгдөг. Нэрийн хуудсаа өгөөд өөрийн овог нэр, хашдаг ажил албыг давхар хэлж өгнө.

• Нэрийн хуудсыг хүлээж авч байгаа тал эхэлж өгдөг дүрэмтэй.

Гадаадын түншдээ нэрийн хуудас өгөхөд илүү нарийн дүрээм баримтална. Ийм уулзалтад нэрийн хуудасгүй очих нь хамгийн бүдүүлэг явдалд тооцогддог. Хэрэв хэсэг бүлэгийн улзалтад очсон бол нэрийн хуудсаа эхлээд хамгийн өндөр тушаалын хүнээс эхэлж гардуулдаг.

Ингэхдээ өгч байгаа болон хүлээн авч буй талууд харилцан мэхийх хэрэгтэй. Энэ нь ялангуяа япон, солонгосчуудад их хамаатай. Бусад орныхны хувьд заавал мэхийх шаардлагагүй. Азийн орнуудад нэрийн хуудсыг хоёр гардаж өгч, авдаг заншилтай. Мөн нэг гараараа авах бол баруун гараараа авдаг. Ажил хэргийн уулзалтын үед нэрийн хуудас хүлээж авсан хүн цааш далд хийлгүй өмнөө тавьдаг.

• Хангалттай хүрэлцэхүйц нэрийн хуудас ав. Олон хүнтэй үед заримд нь дутвал эвгүй байдалд орно.

• Мөн хүний нэрийн хуудсан дээр ямар нэгэн тэмдэглэгээ хийхийг хориглоно. Мөн гартаа эргүүлэх, хуруу гараараа заах зэрэг нь зохисгүй. Өөрийн болон бусдын нэрийн хуудсыг хувцасны халаасанд хийж хэрхэвч болохгүй. Тусгай нэрийн хуудасны саванд хийж заншаарай. Тийм хавтагыг эрэгтэйчүүд пиджакны зүүн талын дотор доод жижиг халаасандаа, эмэгтэйчүүд цүнхэндээ авч явах нь зохимжтой.

• Нэрийн хуудсан дээр байгууллагын нэр, овог нэр, албан тушаал, цол хэргэмийн нэр, шуудангийн болон интернетийн хаяг, утас, телекс, факсын дугаарыг бичдэг.

• Түүнчлэн нэрийн хуудсыг заавал хоёр хэл дээр бичнэ. Энэ нь эх хэл, ажил байдлын онцлогоос шалтгаалан аль нэг гадаад хэл буюу англи хэл, эсвэл очих улсын хэл дээр бичиж болно. Тухайлбал, монголд ажиллаж буй японы компанийн ажилтан япон хүн үйл ажиллагаагаа явуулж буй орны хэл, монгод хэл, ажил хэргийн холбоотой хэл япон эсвэл англи хэл дээр бичсэн нэрийн хуудастай байх ёстой. Олны дунд түгээмэл сайн мэддэг,олон улсын хураангуйлсан үг ба лого зэргийг орчуулах хэрэггүй. Дащрамд дурдахад нэрийн хуудсан дээрхи чухал мэдээллийг голд нь болон баруун дээд буланд нь бичвэл үргэлж ил тод байж хүний нүдэнд шууд тусдаг байна. Ажил хэрэгч хүн нэрийн хуудсаа нарийн ширхэгтэй, сайн чанарын цаасан дээр хар өнгөөр тод, гарагцтай бичмэл ба дармал үсгийг товойлгон хэвлүүлсэн байна Нэрийн хуудсаа хүнд өгөхдөө овог нэрээ чанга, тод хэлж цаад хүнлүүгээ зөв харуулан хоёр гардан барьдаг. Энэ нь цаад хүнээ, мөн өөрийгөө хүндэлж буйн илрэл болно. Хүнээс нэрийн хуудсыг нь мөн хоёр гардан хүндэтгэлтэй аваад шууд унших ёстой.

• Ажил хэрэгч хүн албан уулзалт, гэрээ хэлцэл цаашлаад үдэшлэг, цэнгээн хаана ч байсан биедээ байнга авч явж эрхэлдэг ажил, холбоо барих хаяг гэх мэт өөрийн тухай товч мэдээлэл өгөх шаардлагатай үед цаг хэмнэхийн тулд нэрийн хуудсыг ашигладаг.

• Нэрийн хуудсыг авто машин, автобус, хонгил, цахилгаан шатанд солилцох нь эвгүй тул зөвхөн албан ёсны уулзалт, зоог дээр солилцвол зүйтэй. Зочноо анзаараагүй үед, завгүй, гар нь сул биш байхад нэрийн хуудсаа өгөх гэж бүү яар.

• Эцэст нь сануулахад, хэрэв нэрийн хуудсыг нь авсан л бол зөвхөн нэрээр нь эсвэл цол хэргэм, албан тушаалаар нь "ноён Жон", "эрхэм захирал аа", "профессор оо" гэх зэргээр дуудаж харьцах нь зүйтэй. Чухам харилцааны энэ таатай нөхцөлийг бүрдүүлэхийн тулд л харилцахын өмнө, уулзалт ярианы эхэнд нэрийн хуудсаа солилцдог учиртай.

• Улс орон бүрийн нэрийн хуудас солилцох ёс хоорондоо ялгаатай.